cosa cambia per aziende ed esercenti

Dal 2026 il tetto del 5% è pienamente operativo anche nel settore privato. Ecco quali costi comprende, cosa accade alle clausole illegittime e quali conseguenze produce per esercenti, aziende e lavoratori.

I buoni pasto sono uno degli strumenti di welfare aziendale più diffusi in Italia. Dietro il loro utilizzo quotidiano, però, esiste un rapporto economico complesso tra il datore di lavoro che acquista i ticket, la società che li emette e l’esercente che li accetta.

Uno dei problemi più discussi riguarda le commissioni applicate a bar, ristoranti, supermercati e altri esercizi convenzionati. In passato tali costi potevano incidere in misura rilevante sul valore del buono, riducendo il margine dell’esercente e inducendo alcune attività a non accettare i ticket o a limitarne l’utilizzo.

Per riequilibrare il mercato, la legge ha introdotto anche per il settore privato un tetto massimo del 5% del valore nominale del buono pasto. Nel 2026 il periodo transitorio è terminato e il limite è ormai applicabile a tutti gli accordi tra società emittenti ed esercenti.

Vediamo, dunque, riguardo alle commissioni sui buoni pasto, cosa cambia per aziende ed esercenti dal 2026 in poi.

Cosa sono le commissioni sui buoni pasto

Quando un lavoratore utilizza un buono pasto, l’esercente non riceve necessariamente dalla società emittente l’intero valore nominale indicato sul ticket. L’emittente trattiene, infatti, un corrispettivo per la gestione del servizio, che può comprendere l’elaborazione della transazione, il rimborso del titolo, l’assistenza, la fatturazione, la reportistica e gli strumenti tecnici messi a disposizione dell’attività convenzionata.

Il costo della commissione ricade quindi sull’esercente.

Se, per esempio, viene utilizzato un buono del valore di 8 euro, una commissione del 5% corrisponde a 40 centesimi. L’esercente riceverà pertanto 7,60 euro, salvo gli ordinari effetti fiscali e contabili dell’operazione.

Prima della riforma di cui parleremo, le associazioni di categoria denunciavano commissioni frequentemente superiori al 10-15% e, in alcuni rapporti commerciali, vicine addirittura al 20%.

Il costo elevato era collegato anche al funzionamento delle gare e delle politiche commerciali del settore: gli sconti concessi ai soggetti che acquistavano grandi quantità di buoni potevano essere compensati mediante maggiori commissioni richieste agli esercenti.

Qual è il limite massimo alle commissioni

L’articolo 37 della legge 16 dicembre 2024, n. 193, ossia la Legge annuale per il mercato e la concorrenza 2023, ha esteso al settore privato il limite già previsto nel campo dei contratti pubblici.

Negli accordi stipulati tra le società che emettono buoni pasto e gli esercenti, il corrispettivo richiesto all’esercente non può essere superiore al 5% del valore nominale del buono.

Questa soglia massima di commissioni si applica:

• ai buoni pasto cartacei;
• ai buoni pasto elettronici;
• a tutti gli accordi tra emittenti ed esercenti, indipendentemente dal nome attribuito al contratto;
• agli eventuali servizi aggiuntivi offerti dalla stessa società emittente.

Il tetto riguarda esclusivamente il rapporto economico tra società emittente ed esercente. Non stabilisce, invece, un prezzo massimo per i buoni venduti ai datori di lavoro e non impedisce alle parti di rinegoziare le condizioni del contratto di fornitura.

Quali costi rientrano nel tetto del 5%

Il limite del 5% è onnicomprensivo rispetto ai servizi offerti dalla società emittente all’esercente.

L’emittente non può quindi rispettare formalmente il tetto sulla commissione principale e recuperare la differenza mediante ulteriori costi obbligatori collegati, per esempio, alla gestione delle transazioni, all’assistenza, alla rendicontazione o agli strumenti necessari per accettare i suoi buoni.

La legge stabilisce infatti che il corrispettivo massimo del 5% remunera anche ogni eventuale servizio aggiuntivo offerto agli esercenti.

Occorre però distinguere i costi applicati direttamente dall’emittente da quelli relativi a servizi autonomi forniti da soggetti terzi. Un servizio esterno, facoltativo e realmente indipendente, come un terminale multi-emettitore proposto da un’altra società, non rientra automaticamente nel tetto previsto per il rapporto tra l’emittente e l’esercente.

Cosa succede se il contratto prevede una commissione superiore

Una clausola contrattuale che pone a carico dell’esercente un corrispettivo superiore al 5% è nulla.

La nullità non travolge necessariamente l’intero accordo. La clausola illegittima viene sostituita automaticamente dalla previsione di legge, con conseguente applicazione del limite massimo consentito.

Ciò significa che il tetto opera anche se il vecchio contratto non è stato formalmente modificato o se la società emittente non ha inviato all’esercente un nuovo testo contrattuale.

L’esercente deve comunque controllare con attenzione gli estratti conto, le fatture e i prospetti di rimborso, verificando non soltanto la percentuale indicata come commissione, ma anche l’eventuale presenza di ulteriori costi obbligatori riconducibili ai servizi dell’emittente.

Da quando si applica il tetto del 5%

Per capire come si è arrivati al limite del 5%, è bene ricordare che il tetto alle commissioni è stato introdotto gradualmente.

Un primo limite del 5% è comparso nel 2022 per le gare pubbliche relative ai servizi sostitutivi di mensa. La misura è stata successivamente ripresa e resa strutturale dall’articolo 131, comma 5, lettera c), del decreto legislativo n. 36/2023, ossia il nuovo Codice dei contratti pubblici.

La legge n. 193/2024 ha poi esteso lo stesso principio anche agli accordi del mercato privato tra società emittenti ed esercenti.

L’applicazione della riforma è avvenuta in più fasi.

Nuovi accordi dal 18 dicembre 2024

Dal 18 dicembre 2024 (data di entrata in vigore della legge n. 193/2024), il limite massimo del 5% di commissioni si è applicato agli esercenti che in quel momento non erano già vincolati da un accordo con una società emittente.

Le nuove convenzioni concluse da quella data dovevano quindi rispettare immediatamente il tetto del 5%.

Accordi già esistenti dal 1° settembre 2025

Dal 1° settembre 2025 il limite è diventato applicabile anche agli accordi che erano già in corso alla data di entrata in vigore della legge.

È però stata prevista una disciplina transitoria per i buoni pasto emessi entro il 1° settembre 2025. Soltanto per questi titoli potevano continuare ad applicarsi le precedenti condizioni economiche, e comunque non oltre il 31 dicembre 2025.

Dal 1° gennaio 2026, pertanto, il periodo transitorio è definitivamente terminato e il tetto del 5% è pienamente operativo per tutti gli accordi del settore privato.

Cosa cambia per le aziende che acquistano i buoni pasto

La riforma non impone direttamente alle aziende un aumento del prezzo dei buoni pasto. Il limite del 5%, infatti, interessa il rapporto tra emittente ed esercente e non il contratto con il datore di lavoro.

Esiste tuttavia un possibile effetto economico indiretto. In passato le società emittenti potevano concedere sconti significativi alle aziende clienti recuperando parte del margine attraverso le commissioni richieste agli esercizi convenzionati. Con la riduzione di queste ultime, le emittenti possono avere meno spazio per offrire ribassi elevati ai datori di lavoro.

Adesso, quindi, le aziende possono ricevere proposte di:

• riduzione degli sconti sul valore nominale dei buoni;
• modifica delle condizioni economiche;
• rinegoziazione del contratto;
• sostituzione di alcuni servizi accessori;
• revisione della durata o delle modalità di fornitura.

Non si tratta di conseguenze automatiche imposte dalla legge, ma di possibili scelte commerciali delle società emittenti. Rimane fermo il rispetto del limite massimo commissionale del 5%.

Quando la società emittente può recedere dal contratto

Per favorire il riallineamento dei rapporti economici, la legge ha riconosciuto alle società emittenti una particolare facoltà di recesso.

Dal 1° settembre 2025, fatta salva la possibilità di rinegoziare le condizioni, l’emittente può recedere dai contratti già conclusi con i committenti datori di lavoro senza dover corrispondere indennizzi od oneri.

La disposizione deroga all’articolo 1671 del Codice civile, che, nella disciplina ordinaria dell’appalto, consente al committente di recedere tenendo indenne l’appaltatore delle spese sostenute, dei lavori eseguiti e del mancato guadagno.

La facoltà speciale riguarda i rapporti tra società emittente e datore di lavoro. Non deve essere confusa con gli accordi di convenzionamento stipulati tra emittente ed esercente.

Cosa cambia per bar, ristoranti e supermercati

Gli esercenti sono i soggetti maggiormente interessati dal tetto del 5% alle commissioni sui buoni pasto.

Il primo effetto è la riduzione del costo massimo collegato all’incasso di ciascun buono. Per le attività che gestiscono ogni giorno un numero elevato di ticket, anche una differenza di pochi punti percentuali può tradursi in un risparmio significativo nel corso dell’anno.

La riforma garantisce inoltre una maggiore trasparenza: l’esercente può verificare più facilmente il costo complessivo del servizio e contestare eventuali commissioni o oneri applicati oltre il limite.

Il tetto può rendere più conveniente l’accettazione dei buoni pasto, soprattutto per i piccoli esercizi con margini ridotti.

L’ampliamento della rete di accettazione rappresenta però un effetto atteso della riforma, non una conseguenza automatica: ogni esercente resta libero di valutare se stipulare o mantenere la convenzione.

Bisogna accettare un POS multi-emettitore a pagamento?

Alcune società terze propongono terminali o servizi che permettono di accettare, con un unico dispositivo, buoni pasto appartenenti a più circuiti.

L’esercente non è obbligato ad acquistare un servizio esterno soltanto perché accetta buoni pasto. Deve però verificare quali strumenti siano previsti nelle singole convenzioni e quali modalità tecniche siano necessarie per gestire i diversi circuiti.

Quando il terminale o il servizio è offerto direttamente dalla società emittente ed è necessario per accettarne i buoni, i relativi costi devono essere valutati insieme agli altri corrispettivi richiesti dall’emittente e non possono essere utilizzati per aggirare il tetto del 5%.

Diverso è il caso di un servizio multi-emettitore proposto e fornito da un soggetto terzo, autonomo e facoltativo. In tale ipotesi il prezzo del servizio non è soggetto al limite previsto per le commissioni applicate dalle società emittenti.

Non è quindi corretto affermare, in termini generali, e come talvolta si sente dire, che ogni esercente abbia diritto per legge a un POS gratuito nel settore privato. La norma garantisce principalmente che l’emittente non possa superare il 5% sommando commissioni e servizi aggiuntivi propri.

Cosa cambia per i lavoratori

Il tetto alle commissioni non modifica automaticamente il valore nominale dei buoni riconosciuti ai dipendenti e non cambia le regole generali per il loro utilizzo.

L’effetto per i lavoratori è soprattutto indiretto: commissioni più contenute possono rendere il servizio più sostenibile per gli esercenti e favorire, almeno in prospettiva, una rete di accettazione più ampia.

Il datore di lavoro conserva tuttavia la possibilità di cambiare società emittente o di modificare le caratteristiche del benefit, nel rispetto del contratto individuale, della contrattazione collettiva, del regolamento aziendale e degli eventuali impegni assunti nei confronti dei dipendenti.

Buoni pasto: tassazione per i dipendenti

Dal 1° gennaio 2026 è aumentato anche il limite fiscale e contributivo previsto per i buoni pasto elettronici.

La soglia giornaliera che non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente è passata da 8 a 10 euro. Per i buoni cartacei il limite resta invece pari a 4 euro al giorno.

La soglia fiscale non coincide con il valore massimo che può essere attribuito al buono. Il datore di lavoro può riconoscere un ticket di importo superiore, ma la parte eccedente il limite di esenzione concorre alla formazione del reddito imponibile del dipendente.

Ad esempio, un ticket elettronico di 12 euro sarà, per il dipendente che lo riceve, esentasse per 10 euro e tassato per i rimanenti 2 euro.

Commissioni sui buoni pasto: le regole in sintesi

Nel 2026 la disciplina può essere riassunta così:

• la commissione richiesta all’esercente non può superare il 5% del valore nominale del buono;
• il limite vale per ticket cartacei ed elettronici;
• nel 5% rientrano anche i servizi aggiuntivi offerti dall’emittente;
• le clausole contrarie sono nulle e sostituite automaticamente dalla legge;
• il periodo transitorio è terminato il 31 dicembre 2025;
• il tetto non disciplina direttamente il prezzo applicato ai datori di lavoro;
• i servizi autonomi e facoltativi offerti da soggetti terzi non rientrano necessariamente nel limite;
• dal 2026 i buoni elettronici sono esenti da imposte e contributi fino a 10 euro al giorno, mentre per quelli cartacei resta il limite di deducibilità di 4 euro.

Con la riforma così in vigore, le aziende devono controllare attentamente le condizioni proposte dalle società emittenti, mentre gli esercenti devono verificare che commissioni e servizi obbligatori non superino complessivamente la soglia stabilita dalla legge.